La clôture du service ne se limite pas au total
Conservez le récapitulatif des ventes, leur ventilation par taux de TVA, les moyens de paiement et la trace des annulations ou remboursements. Désignez qui clôture et qui contrôle. Les fonds de caisse, dépôts en banque et retraits documentés doivent être distingués des recettes. Un écart ne se corrige pas en modifiant une vente ancienne pour faire correspondre les totaux.
Rapprocher chaque circuit d’encaissement
Pour les espèces, comparez le comptage physique au solde attendu. Pour les cartes, rapprochez les remises du terminal et les versements bancaires, en tenant compte des délais et frais. Suivez séparément titres-restaurant, plateformes, acomptes et autres circuits. Un ticket encaissé par une plateforme ne doit pas être intégré deux fois lors de son versement sur le compte bancaire.
Contrôler le paramétrage TVA
La vente sur place, la vente à emporter et l’alcool ne relèvent pas systématiquement du même taux. Faites vérifier les familles de produits et la ventilation des menus concernés. Une caisse peut produire un export parfaitement exploitable tout en appliquant un mauvais taux à une référence. Après une modification de carte, testez un ticket représentatif avant le premier service.
Logiciel sécurisé : conserver la bonne preuve
Pour les assujettis concernés enregistrant les règlements de particuliers dans un logiciel ou système de caisse, les conditions d’inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage doivent être respectées. La doctrine mise à jour en mars 2026 prévoit un certificat d’un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur. Vérifiez que le document correspond au restaurant et à la version utilisée ; une mention commerciale générale ne suffit pas.
Exemple de rapprochement
La caisse affiche 600 € de cartes et 180 € d’espèces. Le versement bancaire des cartes arrive ultérieurement, diminué de frais : ce mouvement n’est pas une nouvelle vente. Si le comptage espèces diffère du solde attendu, cherchez retrait, monnaie, erreur de paiement ou ticket annulé et notez l’explication. Envoyez au cabinet les exports et les justificatifs, pas seulement une photographie du total du jour.
Votre checklist
- Ventes ventilées par taux et moyen de paiement
- Clôtures et annulations conservées
- Espèces comptées et écarts documentés
- Versements rapprochés sans doubler les ventes
- Certificat ou attestation de caisse à jour
Vos questions
Le montant reçu en banque est-il le chiffre d’affaires ?
Pas toujours. Frais, commissions et décalages de versement peuvent séparer la vente du montant reçu. Il faut rapprocher les pièces.
Sources officielles
Ces repères généraux sont à adapter à votre établissement et aux textes applicables.